Hầu hết khách hàng thường mong đợi đơn đặt hàng của họ đến nhanh chóng và trong tình trạng chất lượng cao. Để đảm bảo khách hàng nhận được hàng của họ mà không gặp vấn đề gì, tốt nhất bạn nên thực hiện quy trình hoàn thành đơn hàng hiệu quả. Điều này liên quan đến việc tuân theo quy trình 7 bước để đảm bảo bạn hoàn thành đơn đặt hàng của khách hàng một cách chính xác từ đầu đến cuối. Trong bài viết này, chúng tôi đề cập đến việc thực hiện đơn hàng là gì, các bước chính của quy trình thực hiện đơn hàng, lợi ích của việc tiến hành một quá trình và các phương pháp hay nhất cần tuân theo khi thực hiện.
Thực hiện đơn hàng là gì?
Thực hiện đơn hàng là một phương pháp kiểm kê mà công ty tuân theo để nhận đơn hàng một cách hiệu quả và xử lý hàng hóa để giao cho khách hàng một cách kịp thời. Việc thực hiện đơn hàng ấn tượng liên quan đến việc xử lý đơn hàng bán hàng và đảm bảo sản phẩm bạn đang phân phối đáp ứng tất cả các thông số kỹ thuật của khách hàng. Quá trình này thường bắt đầu khi khách hàng đặt hàng và kết thúc khi bạn giao hàng thành công cho họ và họ hài lòng với nó.
7 bước trong quy trình thực hiện đơn hàng
Có nhiều giai đoạn cần thiết để tiến hành quy trình hoàn thành đơn hàng suôn sẻ nhằm đảm bảo khách hàng của bạn nhận được đúng mặt hàng tồn kho chất lượng cao, đúng thời hạn. Các bước chính trong quy trình thực hiện đơn hàng bao gồm:
1. Nhận hàng trong kho
Thông thường, khi một khách hàng mua sản phẩm, công ty sẽ kiểm tra ngay hàng tồn kho và chuẩn bị cho việc vận chuyển. Bạn có thể nhận hàng tồn kho của công ty mình từ nhiều nơi, chẳng hạn như nhà cung cấp bên thứ ba hoặc từ kho hàng của chính công ty bạn. Khi bạn nhận được khoảng không quảng cáo này, bạn có trách nhiệm đếm và kiểm tra tất cả các mặt hàng để đảm bảo bạn nhận được đúng số lượng và đáp ứng các thông số kỹ thuật hoặc tiêu chuẩn của khách hàng. Đối với hàng hóa bạn định lưu trữ để sử dụng sau này, hãy cân nhắc việc đặt mã vạch trên các sản phẩm mới để bạn có thể dễ dàng truy xuất các mặt hàng này cho các đơn hàng sau này.
2. Lưu trữ hàng tồn kho
Khi bạn đã sắp xếp, gắn nhãn và sắp xếp các mục trong kho của mình, chúng có thể chuyển đến các khu vực lưu trữ ngắn hạn hoặc dài hạn. Hầu hết các công ty chuyển các mặt hàng sang lưu trữ ngắn hạn thường giữ chúng trong thời gian ngắn cho các đơn đặt hàng hiện có. Họ có thể tiến hành một cuộc kiểm tra khác đối với những mặt hàng này trước khi bắt đầu quy trình vận chuyển. Những sản phẩm chuyển đến kho lưu trữ dài hạn thường vẫn ở đó một thời gian trong trường hợp khách hàng đột xuất đặt hàng với số lượng lớn để đảm bảo công ty luôn có những sản phẩm này trong kho để tránh việc giao hàng bị chậm trễ.
3. Xử lý đơn đặt hàng
Khi khách hàng đặt hàng, bạn có thể bắt đầu chuẩn bị các sản phẩm này để giao hàng bằng cách liên hệ với nhà cung cấp hoặc đến thăm kho hàng và chọn các mặt hàng đã mua. Để tự động hóa quy trình này, bạn có thể áp dụng hệ thống quản lý xử lý đơn đặt hàng. Công cụ này hoạt động cùng với giỏ hàng trên trang web của bạn để tự động tạo phiếu đóng gói ghi chi tiết sản phẩm và thông số kỹ thuật của sản phẩm mà khách hàng đã chọn.
4. Chọn đội đóng gói
Sau khi khách hàng đặt hàng và xử lý xong, bạn có thể chọn các mặt hàng đã mua cụ thể. Một số tổ chức lớn hơn sử dụng rô bốt kho tự động chọn các mặt hàng này theo các chi tiết được liệt kê trên phiếu đóng gói. Các công ty khác thuê các nhóm chọn hàng để xem xét phiếu đóng gói và chọn các mặt hàng và thông số kỹ thuật chính xác, như số lượng, kích cỡ và màu sắc. Hệ thống tự động hoặc đội lấy hàng thu thập những thứ này để chuẩn bị cho việc đóng gói.
5. Vật liệu đóng gói
Sau khi phân loại và tập hợp tất cả các mặt hàng, bạn có thể sử dụng đội đóng gói hoặc các robot tự động bổ sung để đóng gói chúng vào các thùng chứa cần thiết tùy theo trọng lượng và độ dễ vỡ của các mặt hàng. Cố gắng đảm bảo mỗi mặt hàng nhận được các gói, hộp đựng hoặc các yếu tố an toàn cần thiết, như bọc bong bóng. Điều này đảm bảo tất cả các mặt hàng đến đích một cách an toàn và không bị hư hỏng. Hướng dẫn nhóm đóng gói ghi lại trọng lượng của từng đơn hàng để đảm bảo xe tải chuyển hàng đến có thể xử lý kích thước.
6. Vận chuyển đơn hàng
Nếu bạn sử dụng bên thứ ba để tạo đơn đặt hàng của mình, họ có thể giao hàng từ địa điểm của họ hoặc đến địa điểm của bạn để bạn tiến hành giao hàng. Bạn có thể giao sản phẩm đến một kênh vận chuyển nhất định để vận chuyển đến khách hàng thông qua hãng vận chuyển bưu điện, đường hàng không hoặc hãng hàng không. Kiểm tra lại trọng lượng đơn hàng của bạn để đảm bảo bạn đã ghi số lượng chính xác để người vận chuyển tham khảo. Xem lại các quy tắc đóng gói của người vận chuyển vận chuyển nó cũng như để đảm bảo người vận chuyển chấp nhận đơn đặt hàng để tránh bất kỳ sự chậm trễ nào có thể xảy ra.
7. Xử lý trả lại
Nếu khách hàng quyết định gửi lại sản phẩm, bạn có thể bắt đầu xử lý việc trả lại. Cố gắng đảm bảo mỗi đơn hàng bạn gửi đi đều có nhãn trả lại để khách hàng có thể dễ dàng đặt trên gói hàng của họ để gửi lại hàng mà không gặp bất kỳ vấn đề gì hoặc thanh toán nào. Khi bạn nhận được hàng đổi trả, hãy đảm bảo rằng sản phẩm vẫn có thể hoạt động bình thường. Ghi lại mặt hàng và xử lý tiền hoàn lại của khách hàng. Sau đó, bạn có thể sắp xếp, dọn dẹp và bổ sung lại mặt hàng, nếu có thể, để sử dụng cho các đơn đặt hàng trong tương lai.
Lợi ích của việc có quy trình thực hiện đơn hàng
Các lợi ích chung của quá trình thực hiện đơn hàng bao gồm:
-
Đảm bảo giao hàng đúng hạn: Tiến hành quy trình hoàn thành đơn hàng suôn sẻ cho phép bạn chuẩn bị cho tất cả các lô hàng và đảm bảo bạn có lượng hàng tồn kho phù hợp để sẵn sàng giao hàng đúng hạn. Điều này làm cho công ty trở nên đáng tin cậy hơn, có thể dẫn đến việc mua hàng liên tục từ các khách hàng hiện tại.
-
Cung cấp các giao hàng đáp ứng nhu cầu của khách hàng: Một số khách hàng yêu cầu một số thông số kỹ thuật nhất định khi đặt hàng sản phẩm, từ ngân sách đến hạn chế thời gian đến tùy chỉnh sản phẩm. Quy trình thực hiện đơn hàng hiệu quả đảm bảo bạn đáp ứng mọi nhu cầu mua hàng của họ.
-
Đạt được lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp của bạn: Nhiều thương hiệu bán các sản phẩm tương tự như những thương hiệu khác, đó là lý do tại sao điều quan trọng là trải nghiệm mua hàng của bạn phải nổi bật. Trải nghiệm mua hàng và mua sắm tích cực có thể khiến khách hàng thích thương hiệu của bạn hơn những thương hiệu khác.
Thực hiện theo các phương pháp hay nhất sau để tiến hành quy trình thực hiện đơn hàng thành công:
Chọn một quy trình phù hợp nhất cho doanh nghiệp của bạn. Đánh giá cẩn thận các mục tiêu và khả năng mua hàng, bán hàng và sản xuất hiện tại của bạn, chẳng hạn như khối lượng đặt hàng bạn thường nhận được, các kênh bạn bán hàng và vị trí của hầu hết khách hàng của bạn. Điều này giúp bạn chọn một quy trình thực hiện đơn hàng phù hợp nhất với bạn.
Áp dụng hệ thống công nghệ mới. Xem xét ngân sách hiện tại của bạn để xác định vị trí và cách bạn có thể triển khai các hệ thống công nghệ mới vào quy trình thực hiện đơn hàng của mình. Điều này có thể giúp bạn tự động hóa các quy trình vận chuyển, đặt hàng và dán nhãn. Bạn cũng có thể sử dụng nó để đưa ra các quyết định dựa trên dữ liệu nhằm nâng cao hiệu quả.
Cung cấp thông tin liên lạc rõ ràng. Làm việc với các nhóm sản xuất hoặc bên thứ ba của bạn để luôn minh bạch về việc giao hàng, đơn đặt hàng sản phẩm và mức tồn kho. Luôn minh bạch với nhóm của bạn giúp mọi người tham gia và được thông báo mọi lúc để giúp nâng cao mức năng suất và tránh chậm trễ giao hàng.
Triệu Vũ chuyên cung cấp các sản phẩm Seal niêm phong phục vụ vận tải hàng hóa, đa dạng mẫu mã và chức năng: seal nhựa, seal cáp rút container, seal thép container, seal cáp hộp container, seal cối container, seal cáp bấm container đạt tiêu chuẩn CO CQ, ISO 17712 được rất nhiều doanh nghiệp trong ngành vận tải, logistic tin dùng. Với đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, giàu kinh nghiệm, Triệu Vũ tự tin sẽ chinh phục khách hàng gần xa bằng chất lượng sản phẩm và dịch vụ tuyệt vời nhất.
> Xem thêm: Tầm quan trọng của đóng gói hàng hóa trong Logistic
